BAAF

El ERP específico para empresas del sector alimentario

Análisis de datos

Recalculo costes

SGA

Transacciones de almacén

Recuento

Inventario

Gestión de silos

Gestión de ubicaciones

Material en depósito propio/ajeno

Almacenes/Cámaras

Gestión de estados del producto

Gestión de lotes

Artículos

Almacenes / Existencias / Costes

información

Estadística de producción

Cierre de órdenes

Emisión del boletín de análisis

Etiquetado ingredientes/alérgenos

Proceso de envasado

Fabricación de producto a granel

Preparación de materiales

Reserva de stock

Planificación de la producción/MRP

Presupuesto de producción

Escandallos

Recetas

Artículos

Producción

información

APPCC

Gestión RSPO

Análisis de datos

Reanálisis de productos

No conformidades de clientes

Emisión del boletín de análisis

Especificaciones de cliente

Control de calidad de productos fabricados y no conformidades

Especificación de productos de fábrica

Evaluación de proveedores

Control de calidad de materiales y no conformidades

Especificaciones de entrega

Especificaciones de materiales

Control de certificaciones y homologaciones

Control de Calidad de Producto / Laboratorio / Regulatory

información

Análisis de actuaciones, costes y ratios

Permisos de trabajos especiales

Equipos legislados

P.R.L

Previsión necesidades recambios

Calculo necesidades recambios

Mantenimiento preventivo

Planificación rutas/gamas/ tareas

Mantenimiento correctivo

Tareas de mantenimiento

Operarios y Subcontratas

Proveedores y material de recambio

Análisis Fallos / Causas / Tareas

Estructura de equipos

Mantenimiento Industrial (GMAO)

información

Análisis de datos

Estadística de transporte

EDI

Emisión documentación

Etiquetado ingredientes/alérgenos

Planificación de rutas, preparación y expedición por tipología de producto

Planificación, preparación y expedición de producto a granel

Verificación entradas y estado de la mercancia

Entradas de producto envasado

Entradas de producto a granel

Ordenes de recogida

Tarifas de transporte

Logística

información

Estadística de compras

EDI

Facturas recibidas

Importaciones / embarques

Gestión costes entradas

Previsión costes de pedidos

Maquilas

Pedidos

Presupuesto de compras

Gestión de ofertas

Propuestas de compra

Contratos

Proveedores y condiciones proveedor/artículo

Artículos

Compras

información

Cuadro de mando y estadística de ventas

Reclamaciones de cliente

Rapeles

Comisiones

Factura electrónica y EDI

Facturación

Reserva de stock

Pedidos

Televenta

Gestión de muestras

Contratos

Promociones

Budget

Clientes y condiciones cliente/artículo

Tarifas

Artículos

Comercial

información

Gestión de representaciones fiscales

Gestión del seguro de riesgo

Gestión recobro

Soporte auditoria

Tesorería

Bancos

Cuentas a pagar

Cuentas a cobrar

Activos fijos

Hacienda pública

Presupuesto contable

Previsiones contables

Contabilidad analítica

Contabilidad general

Administración y Finanzas

información

Análisis de datos

Recalculo costes

SGA

Transacciones de almacén

Recuento

Inventario

Gestión de silos

Gestión de ubicaciones

Material en depósito propio/ajeno

Almacenes/Cámaras

Gestión de estados del producto

Gestión de lotes

Artículos

Almacenes / Existencias / Costes

información

Estadística de producción

Cierre de órdenes

Emisión del boletín de análisis

Etiquetado ingredientes/alérgenos

Proceso de envasado

Fabricación de producto a granel

Preparación de materiales

Reserva de stock

Planificación de la producción/MRP

Presupuesto de producción

Escandallos

Recetas

Artículos

Producción

información

APPCC

Gestión RSPO

Análisis de datos

Reanálisis de productos

No conformidades de clientes

Emisión del boletín de análisis

Especificaciones de cliente

Control de calidad de productos fabricados y no conformidades

Especificación de productos de fábrica

Evaluación de proveedores

Control de calidad de materiales y no conformidades

Especificaciones de entrega

Especificaciones de materiales

Control de certificaciones y homologaciones

Control de Calidad de Producto / Laboratorio / Regulatory

información

Análisis de actuaciones, costes y ratios

Permisos de trabajos especiales

Equipos legislados

P.R.L

Previsión necesidades recambios

Calculo necesidades recambios

Mantenimiento preventivo

Planificación rutas/gamas/ tareas

Mantenimiento correctivo

Tareas de mantenimiento

Operarios y Subcontratas

Proveedores y material de recambio

Análisis Fallos / Causas / Tareas

Estructura de equipos

Mantenimiento Industrial (GMAO)

información

Análisis de datos

Estadística de transporte

EDI

Emisión documentación

Etiquetado ingredientes/alérgenos

Planificación de rutas, preparación y expedición por tipología de producto

Planificación, preparación y expedición de producto a granel

Verificación entradas y estado de la mercancia

Entradas de producto envasado

Entradas de producto a granel

Ordenes de recogida

Tarifas de transporte

Logística

información

Estadística de compras

EDI

Facturas recibidas

Importaciones / embarques

Gestión costes entradas

Previsión costes de pedidos

Maquilas

Pedidos

Presupuesto de compras

Gestión de ofertas

Propuestas de compra

Contratos

Proveedores y condiciones proveedor/artículo

Artículos

Compras

información

Cuadro de mando y estadística de ventas

Reclamaciones de cliente

Rapeles

Comisiones

Factura electrónica y EDI

Facturación

Reserva de stock

Pedidos

Televenta

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Clientes y condiciones cliente/artículo

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Comercial

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Gestión de representaciones fiscales

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Previsiones contables

Contabilidad analítica

Contabilidad general

Administración y Finanzas

información

ALMACENES / EXISTENCIAS / COSTES

Se pueden gestionar artículos de diferentes características que requieren que el almacenamiento sea específico (cámaras, silos, estanterías convencionales, etc.)

Artículos

Los artículos se pueden clasificar hasta de doce formas distintas, permitiendo entre otras cosas la obtención de información segregada a distintos niveles

Lotes y Caducidades

El sistema contempla la posibilidad de que los artículos gestionen lotes y también caducidades.

En lo referente a las caducidades, el sistema en los productos fabricados permite calcularla de formas diferentes en función del artículo, o del proceso de fabricación.

Estados de la mercancía

El sistema permite gestionar diferentes estados de la mercancía. Se trata de poder fijar estados de no disponibilidad del stock por diferentes motivos, como por ejemplo: pendiente de control de calidad, no conforme, pendiente de destrucción, pendiente de recuperación, cuarentena, etc.

Gestión de almacenes/cámaras

Se puede gestionar múltiples almacenes, tanto propios como ajenos.

Se puede gestionar el material en depósito, sea propio como ajeno, es decir el que la empresa ha cedido o que le han cedido.

Teniendo en cuenta las diferentes características de los productos (congelados, frescos, conservas, etc.). el sistema permite organizar los almacenes por áreas para poder controlar mejor donde ubicar los productos.

Gestión de silos

Los productos a granel pueden ser almacenados en silos. El sistema permite definir la capacidad del silo y los productos que pueden ser almacenados en cada uno de ellos. De esta manera se pueden evitar situaciones de conflicto y prever mejor cuando realizar las entradas.

Inventario y operativa de almacén

El sistema provee de un conjunto de herramientas para consultar el inventario por diferentes criterios tales como, las áreas del almacén, las distintas clasificaciones del artículo, el estado de la mercancía, etc.

El módulo provee de un conjunto de herramientas para poder realizar el recuento. Existe la opción de poder efectuar el recuento mediante PDA’s.

El módulo permite realizar movimientos de almacén, como por ejemplo cambios de ubicación, de forma manual o mediante PDA’s.

El sistema dispone de un SGA, es decir una gestión automática del almacén donde todas las operaciones se realizan mediante terminales móviles.

Recálculo de costes

El módulo permite realizar un recalculo de costes en cualquier momento. Este proceso consiste en analizar las posibles modificaciones que se han realizado en operaciones que puedan afectar al coste de los productos y recalcular este coste y repercutirlo donde corresponda.

Análisis de datos

El módulo dispone de un conjunto de consultas en base a los movimientos realizados en el almacén. Con estas consultas se puede determinar: el stock obsoleto, los artículos que se deberían dar de baja, ….

PRODUCCIÓN

El módulo de Producción está orientado a la fabricación por procesos (mezclas, reacciones químicas) tanto en modo continuo o por fases. Gestiona la fabricación de productos a granel, el proceso de envasado y la recuperación de productos. Puede gestionar diferentes plantas.

Artículos

Permite definir los componentes, el material auxiliar, los productos intermedios y los productos acabados.

Recetas y escandallos

Las recetas se pueden introducir por porcentajes, se gestionan versiones del mismo producto, se guardan las revisiones, las recetas tienen que estar firmadas para que sean operativas.

Se pueden separar las materias primas o semielaborado, de los materiales auxiliares que básicamente se utilizan en el proceso de envasado.

Asimismo se pueden añadir la lista de ingredientes y de alérgenos que tengan que aparecer en la identificación del producto.

Asimismo se pueden detallar las distintas fases con los equipos/instalaciones necesarias, una estimación de tiempo por cada fase y otros recursos necesarios (personal, energía,…).

Presupuesto de producción

Se puede introducir un presupuesto de producción o generarlo de forma automática a partir de una previsión de venta. El sistema genera las propuestas de compra correspondientes.

Planificación de la producción

El sistema facilita un conjunto de herramientas para poder planificar la producción. El objetivo es saber que hay que fabricar, cuando, que cantidad, en que instalaciones y cuáles son las necesidades de materiales. Se tienen en cuenta en que instalaciones se pueden fabricar los productos, la capacidad de las instalaciones, la ocupación de estas, el calendario laboral, la situación de stock, los contratos de venta, los stocks mínimos, los pedidos de venta y de compra en curso y las formulas/escandallos. Con este sistema se consigue determinar la fecha de disponibilidad de un pedido de cliente.

Reserva de stock y preparación de materiales

El sistema permite hacer reservas de stock de materiales para garantizar la disponibilidad de estos cuando se necesiten.

La preparación de materiales, permite gestionar los que son a granel y los que están envasados. En los casos de los productos a granel, el sistema puede interaccionar con el sistema de control de planta, sea para pasar la cantidad necesaria a sistema de control de planta como para recibir el material realmente consumido. En el caso de los materiales envasados la preparación se puede hacer mediante una PDA (la orden de preparación y recogida en almacén) así como las devoluciones al almacén de los materiales no consumidos.

Fabricación de producto a granel

Las entradas de producto a granel se pueden registrar de forma automática si existe la posibilidad de conectarse al sistema de control de planta o manualmente introduciendo la cantidad correspondiente.

Proceso de envasado

Las entradas de producto envasado en el caso de disponer de líneas automáticas de envasado se pueden registrar de forma automática, en caso de disponer de líneas manuales se pueden registrar mediante la lectura correspondiente del código de barras de cada envase En todos los casos existe la posibilidad de efectuar las entradas manualmente.

Control de calidad

El sistema en función de si se dispone del módulo de control de calidad de producto, generará un boletín de análisis del producto de la orden de fabricación lanzada. Una vez analizada la muestra recogida, el responsable de control de calidad determinará si el producto es o no conforme.

En los procesos de envasado se pueden efectuar diferentes controles en el mismo proceso.

Etiquetado

El sistema permite definir plantillas de etiqueta con la posibilidad de que intervengan una lista de ingredientes y la lista de alérgenos. Las plantillas se pueden ser particulares para un cliente/artículo concreto y también pueden incorporar otros datos como un código de barras particular

Cierre de órdenes

El cierre de la orden, consiste en informar que cantidad se ha fabricado, que componentes se han utilizado, que subproductos se han generado, que cantidad de coproducto se podrá reutilizar, que otros recursos se han requerido y las incidencias que se han producido. El cierre se puede realizar de forma automática o semiautomática en función de los automatismos que existan en la planta o se pueden realizar de forma manual introduciendo o confirmando los datos necesarios para completar el cierre.

Existe la posibilidad de efectuar cierres parciales.

El cierre acaba dando el coste definitivo del producto.

Estadísticas de producción

Las estadísticas de producción están orientadas a conocer las desviaciones producidas en las ordenes (materiales, recursos, ….) desde el punto de vista cuantitativo y económico, el rendimiento de la fábrica y las incidencias producidas.

CONTROL DE CALIDAD DE PRODUCTO / LABORATORIO / REGULATORY

El módulo permite controlar la calidad de los productos comprados y/o fabricados, emitir un certificado de calidad de los productos/lotes expedidos y a su vez evaluar a los proveedores y a la fábrica en base a los resultados de estos controles. Asimismo permite gestionar la documentación solicitada a los proveedores en lo referente a las certificaciones exigidas y implantar los procedimientos APPCC y el control RSPO.

Control de certificaciones y homologaciones

Permite gestionar diferentes certificaciones específicas del sector que se exigen a los proveedores para los artículos que la empresa pueda homologarles. Entre ellas podemos citar (FEED, FOOD, HALAL, KOSHER, PHARM, RSPO,….)

Especificaciones de materiales

Permite definir las especificaciones de calidad de los productos que se compran. Una especificación contiene una lista de variables con valores que determinan el nivel de tolerancia. El sistema facilita también que se puedan definir especificaciones de calidad del producto por proveedor.

Especificaciones de entrega

Permite definir la especificación de las condiciones de entrega. Esta especificación contiene una lista de puntos (“cheklist”) que tendrá que verificar la persona que realiza la entrada.

Control de calidad de materiales y No Conformidades

Genera un boletín de análisis en el momento que se produce la entrada del material comprado. Este boletín se genera por cada artículo/lote recibido partiendo de la especificación correspondiente. El departamento de control de calidad será quien procederá a verificar si la entrada cumple o no las especificaciones. Se podrá vincular el boletín suministrado por el proveedor.

Facilita la posibilidad de analizar los resultados de los controles de las entradas de compra y permite tratar de forma específica las no conformidades.

Evaluación de proveedores

Facilita la elaboración de reglas para poder evaluar a los proveedores en base a los resultados de los controles y a su vez genera los informes particulares para cada proveedor.

Especificaciones de productos de fábrica

Permite definir las especificaciones de calidad de los productos de fábrica. Una especificación contiene una lista de variables con valores que determinan el nivel de tolerancia.

APPCC

El sistema permite implantar el análisis de peligros y puntos de control críticos para garantizar la seguridad alimentaria.

Control de calidad de productos de fábrica y No Conformidades

Genera un boletín de análisis en el momento que se lanza la orden de fabricación partiendo de la especificación correspondiente. El departamento de control de calidad será quien procederá a verificar si el producto fabricado cumple o no las especificaciones.

Facilita la posibilidad de analizar los resultados de los controles de los productos fabricados y permite tratar de forma específica las no conformidades.

Especificaciones de clientes

Facilita la posibilidad de definir especificaciones de producto genéricas para y particulares a nivel de cliente/artículo.

Emisión boletín de análisis

Emite el boletín de análisis/certificado de calidad en el momento de la expedición de la mercancía partiendo del boletín de compra o fábrica y de la especificación de venta correspondiente.

No conformidades de cliente

Permite gestionar las reclamaciones de cliente cuando corresponden a una no conformidad de producto.

Re-Análisis de producto

Alerta cuando hay que efectuar un re-análisis de un stock concreto en base unas reglas predefinidas.

Análisis de datos

Facilita la obtención de informes de las tareas realizadas por el departamento de control de calidad de producto así como de los resultados de los análisis.

Gestión RSPO

Permite registrar toda la información de los artículos sujetos al organismo internacional que vela por el uso sostenible del aceite de palma.

Dispone de un conjunto de herramientas para que la comprobación por parte de los auditores del cumplimiento de estas normas.

MANTENIMIENTO INDUSTRIAL (GMAO)

El módulo facilita la gestión de los servicios de mantenimiento de la empresa. Para una empresa industrial esta gestión resulta imprescindible para garantizar que los procesos productivos se vean afectados los menos posible por averías en las líneas de producción y si estas se produzcan, él sistema tiene que garantizar que las actuaciones sean lo más efectivas posibles.

Estructura de equipos

Definición de las instalaciones, sistemas, equipos y maquinaria de la empresa.

Análisis fallos/causas/tareas

Definición de las posibles averías, las causas, las instrucciones de seguridad, de medio ambiente, de funcionamiento.

Proveedores y material de recambio

Definición de proveedores, materiales de recambio y utillaje.

Operarios y subcontratas

Definición de los operarios de mantenimiento, con sus categorías, especialidades, tipos de hora y precios, con posibilidad de subcontratación externa.

Tareas de mantenimiento

Definición de las acciones de mantenimiento, que pueden ser tareas de mantenimiento correctivo, preventivo o de mejoras e inversión.
Definición de riesgos laborales asociados a las tareas

Mantenimiento correctivo

Mantenimiento correctivo: lanzamiento de órdenes de intervención, impresión de órdenes, control (partes de trabajo, consumo de materiales), cierre de las órdenes y consultas. Las ordenes se pueden gestionar con PDA’s.

Planificación rutas/gamas y tareas

Posibilidad de definir gamas de tareas preventivas a efectuar conjuntamente sobre un elemento.
Posibilidad de definir rutas de mantenimiento preventivo: agrupación de tareas y gamas sobre diferentes elementos con especificación de periodicidad.

Análisis de actuaciones efectuadas, costes y ratios

Análisis de las actuaciones efectuadas, nivel de incidencias sobre las instalaciones, costes de estas actuaciones,…..

Mantenimiento preventivo

Mantenimiento preventivo: Planificación de órdenes de mantenimiento preventivo según periodicidad, impresión de órdenes, control (partes de trabajo, consumo de materiales), cierre de las órdenes y consultas. Las ordenes se pueden gestionar con PDA’s.
Documentación de seguridad, hojas de instrucciones, permisos especiales.

Control de costes: definición de conceptos de coste, imputación de costes a órdenes de trabajo, cálculo de costes

Cálculo de necesidades de recambios

Cálculo de necesidades de materiales de recambio a partir de las ordenes de trabajo. Generación de solicitudes de compra.

Permisos de trabajos especiales

Tipos de permisos especiales asociados a cualquier orden de mantenimiento. Se definen las instrucciones que describen la actividad a efectuar agrupadas por tipo (Producción, Mantenimiento, Equipos).

En las órdenes en las que se requiere el permiso especial, se genera el documento del permiso en el lanzamiento de la orden y en la impresión.

Equipos legislados

Indicador en la definición de un equipo si está controlado o no por ley, para que en caso de que sea si, se pidan datos adicionales (nº serie fabricante, fecha instalación, revisión y planificación de las revisiones).

P.R.L.

Definición de los riesgos laborales asociados a una tarea preventiva o correctiva. Se indica para cada riesgo unas instrucciones de prevención, unas instrucciones de nivel de Equipos de Protección Individual (EPI’s) y unas instrucciones de corrección.

Previsión de necesidades de recambios

Previsión de necesidades de materiales de recambio a partir de las rutas de mantenimiento preventivo.

LOGÍSTICA

El módulo contempla toda la gestión de entradas de mercancía y expediciones de productos a granel o envasados teniendo en cuenta las características de los productos (granel, congelado, fresco, etc.)

Tarifas de transporte

El sistema permite introducir las tarifas de los transportistas al objeto de conocer el coste del transporte tanto para las expediciones como para las recogidas.

Recogidas de mercancía

En los casos en que haya que recoger una mercancía, sea por una compra o por una devolución de cliente, el sistema permite gestionar este tipo de órdenes que incluyen la contratación del transporte y la generación de la documentación correspondiente.

Entradas de producto a granel

Las entradas de productos a granel tienen la particularidad que el vehículo que la transporta es un camión cisterna, que suele pesarse antes de descargar el producto y después de descargar el producto para determinar la cantidad realmente entregada.

Existe la posibilidad de tener conexión con la báscula al objeto de realizar la entrada directa aunque también se puede realizar la entrada de forma manual. El producto a granel se suele descargar en un silo o bien en contenedores. En el caso del silo, existe la posibilidad de fijar unos silos concretos donde haya que descargar el producto.

Entradas de producto envasado

En lo referente al producto envasado, se puede efectuar la entrada mediante PDA’s o de forma manual. El sistema en todos los casos sabrá en que ubicaciones hay que dejar el producto, si se han establecido las reglas correspondientes.

El producto envasado se puede reetiquetar siguiendo la normativa vigente.

Verificación entradas y estado de la mercancia

En general la mercancía entra en el sistema como no disponible pendiente del control de calidad. La verificación de la entrada consiste en comprobar si las condiciones de entrega son las pactadas.

Asimismo se suelen escanear los boletines de análisis de los distintos productos/lote recibidos que acaban vinculándose al boletín generado por el propio sistema si se diera el caso.

Planificación, preparación y expedición de producto a granel

El proceso de expedición de productos a granel supone tener que utilizar vehículos cisterna propios o contratados, y para la carga en el vehículo habitualmente se utiliza un sistema automático o manual desde el silo.

Planificación de rutas, preparación y expedición de producto por tipologia de producto

En las expediciones de producto envasado, el sistema permite realizar una planificación por tipología de producto, rutas y fechas. En función del producto será necesario contratar vehículos concretos . La recogida en almacén y la preparación, packing list cuando corresponda, se puede realizar mediante PDA’s o de forma manual. En general para determinar el material a servir en lo referente al lote, el sistema sigue el criterio FIFO sin embargo puede ocurrir que el lote a servir lo haya decidido el departamento comercial o que el sistema venga condicionado por las especificaciones de calidad requeridas por el cliente.

El producto envasado en ocasiones y en función del cliente, se puede volver a reetiquetar sea por un tema de formato de la etiqueta, sea por la información que el cliente quiera que aparezca pero siempre cumpliendo con la normativa vigente.

Documentación de las expediciones

En la lista de documentación que se suele entregar tanto para las entregas de producto a granel como para las de producto envasado, y aparte del propio albarán/packing list o incluso la factura, se pueden incluir los distintos boletines de análisis por cada producto/lote entregado si así lo requiere el cliente.

Intercambio electrónico

Existe la posibilidad de poder enviar y/o recibir los albaranes mediante plataformas de intercambio de información como EDI por ejemplo.

INTRASTAT

Con los datos obtenidos de las entradas y las expediciones de mercancía, el sistema permite elaborar la declaración INTRASTAT

Estadística de transporte

La estadística de transporte, contempla todas las entregas o recogidas cuyo transporte va a cargo de la empresa. Intervienen los transportistas contratados, el origen y destino de la mercancía, el tipo de producto (granel , congelado, fresco, etc.,…), el tipo de operación (compra, devolución de compra, venta o devolución de venta, entregas entre almacenes,…), las cantidades y los costes del transporte.

Análisis datos

El sistema ofrece un conjunto de consultas que partiendo de los “pedidos a Logística”, puede determinar el grado de cumplimiento de estos, el volumen de trabajo,… y de forma particular el rendimiento de los diferentes operarios.

COMPRAS

El módulo de Compras, cubre un área muy relevante para las empresas del sector. Las materias primas, la mayoría de las cuales se tienen que importar, están sujetas en general a variaciones de precio muy importantes, es por ello que los responsables de compras tienen que poder registrar y consultar el máximo de información posible para poder tomar las decisiones oportunas.

Artículos

En lo referente a los artículos, el sistema contempla la posibilidad de trabajar con el concepto de artículo/envase, cuando se trata del mismo artículo con distinta presentación.

Proveedores y condiciones proveedor artículo

El sistema permite definir proveedores reales y potenciales. Para el proveedor potencial , al igual que para el proveedor real, se pueden registrar los productos que puede suministrar, sus certificaciones (Food, Feed, Kosher, Halal, Pharm, Rspo, ….), con sus condiciones de entrega, los precios, y la documentación técnica como por ejemplo la ficha técnica.

Contratos

Asimismo se pueden definir contratos de compra. Un contrato es un acuerdo con un proveedor por el cual este la empresa se compromete a comprar una cantidad determinada de un producto a un precio concreto en un periodo de tiempo determinado, que se aplicará en el momento de que la empresa curse un pedido. El sistema lleva un control del saldo disponible del contrato.

Propuestas de compra

El sistema permite definir una serie de reglas que generan las propuestas de compra. Para ello para cada producto se puede definir su stock mínimo y su stock máximo, los días de stock, el lote óptimo de compra,…,. Estas propuestas de compras también pueden ser introducidas manualmente o pueden provenir de otros sistemas que en el caso de disponer del módulo de Producción podrían ser del MRP. Las propuestas de compra pueden generar solicitudes de oferta o pasar a pedido mediante un proceso de confirmación.

Gestión de ofertas

El sistema permite gestionar las solicitudes de oferta a los distintos proveedores (reales y potenciales). Hay un control de las solicitudes pendientes de respuesta. Las solicitudes que ya han tenido respuesta se pueden introducir en el sistema (en función del formato se pueden importar directamente al sistema) y las que el responsable considere oportunas se pueden pasar a pedido.

Igualmente se pueden introducir ofertas enviadas por los proveedores sin solicitud previa.

Presupuesto de compras

El presupuesto de compras se puede introducir manualmente o puede ser generado automáticamente partiendo de un presupuesto de ventas y/o de producción y puede tener en cuenta o no, la situación de stock. El objetivo es poder anticipar las necesidades de materiales y así con tiempo, poder realizar una buena labor de compras.

Pedidos

El sistema permite tramitar pedidos de compra y también pedidos de depósito. Los pedidos se pueden enviar por e-mail. Las condiciones de entrega pueden estar previamente definidas y cuando se introduce el pedido, estas condiciones se añaden de forma automática. El sistema ofrece un conjunto de utilidades para hacer un seguimiento de los pedidos pendientes de recibir. Se pueden incluso generar cartas de recordatorio unos días antes de que se produzca la entrega y cartas de reclamación cuando el pedido va con retraso.

Maquilas

Las maquilas son una variante de un pedido de compra. Entendemos por maquila un servicio que encargamos a un proveedor para que nos entregue un producto acabado con parte de material que le hemos cedido.

El coste del producto acabado incluirá el servicio que factura el maquilador, los costes de los materiales que le hemos cedidos y otros costes como el transporte hasta destino.

Previsión Costes en pedidos y costes reales

En función de las condiciones de entrega de los pedidos, este tendrá otros cargos adicionales. Es el caso habitual de las importaciones.

La previsión de cargos de puede introducir en el pedido y de esta manera se puede conocer el coste previsto del producto cuando entre en el almacén.

Una vez realizada la entrada, tanto el precio de la entrada como los cargos adicionales del pedido se pueden modificar sino corresponden a la realidad y en función de la configuración el sistema recalculará el precio de la entrada y los precios de los artículos vinculados.

Importaciones/Embarques

Las empresas del sector suelen ser importadoras y en general las importaciones provienen del mercado asiático y por lo tanto se trata de un transporte marítimo.

Las importaciones requieren un control muy exhaustivo tanto por lo que hace a gestionar la documentación correspondiente como el tener conocimiento de la situación del pedido (fecha prevista de embarque, fecha confirmada de embarque, fecha prevista de llegada al muelle,…..).

El sistema ofrece un conjunto de utilidades para poder gestionar este tipo de pedidos.

Facturas recibidas

El proceso de entrada de facturas, consiste en verificar si los albaranes que el proveedor factura corresponden a la información registrada en el sistema.

Las facturas pueden provenir de un sistema de intercambio electrónico como por ejemplo EDI.

Estadística de compras

Las estadísticas de compra son una herramienta muy potente donde a partir de las facturas y también de los albaranes, se puede obtener información relevante para el departamento compras y para la Dirección. Estas consultas pueden incluir comparativas entre diferentes periodos,…

Intervienen los conceptos de clasificación de los artículos y de los proveedores.

Desde el punto de vista económico intervienen los precios de compra y los diferentes cargos adicionales.

COMERCIAL

El módulo permite gestionar empresas industriales y de distribución alimentaria que tienen tipologías de clientes muy diversas, que están sujetas a unas reglas de negocio muy dinámicas, a una logística muy compleja y a un conjunto de normativas en el ámbito de la seguridad alimentaria muy estrictas.

Artículos

En lo referente a los artículos, el sistema contempla la posibilidad de trabajar con el concepto de artículo/envase cuando se trata del mismo artículo con distinta presentación. El sistema permite trabajar con una unidad de venta, una unidad de precio y una unidad estadística diferentes.

Permite usar diferentes unidades de venta para el mismo artículo

Tarifas

Se pueden definir tarifas de precios y/o descuentos lineales o escaladas (precio y/o descuento) según la cantidad y con fechas de vigencia. Estas tarifas se pueden asociar a los clientes y/o a las direcciones de envío.

Clientes y condiciones cliente/artículo

El sistema permite definir clientes reales y clientes potenciales. Se pueden definir direcciones de entrega de la mercancía, direcciones de envío de la factura direcciones de giro. En el caso de que la empresa gestione el negocio por divisiones, se pueden fijar condiciones comerciales y/o de forma de pago de los clientes para cada división.

En el caso de que se trate de una implantación multiempresa, los clientes pueden ser compartidos por las diferentes empresas pero pueden tener formas de pago diferentes por empresa.

En el apartado de las condiciones especiales por cliente/artículo se pueden definir particularidades tales como: el nombre del artículo que solicita el cliente, la unidad de venta, el nivel de calidad que requiere en lo referente a las certificaciones (FOOD, FEED, ….), la plantilla y el contenido de la etiqueta del producto,… y también precios especiales con fechas de vigencia.

Budget

El presupuesto de venta o budget se puede introducir hasta el nivel cliente/artículo. Se pueden presupuestar cantidades, precios, coste de producto, coste de transporte y comisiones. Se pueden tener diferentes “presupuestos”.

Promociones y Contratos

Se pueden definir promociones que pueden representar regalos de producto o descuentos en producto.

Asimismo se pueden definir contratos de venta. Un contrato es un acuerdo con un cliente por el cual este se compromete a comprar una cantidad determinada de un producto a un precio concreto en un periodo de tiempo determinado, que se aplicará en el momento de que él cliente curse un pedido. El sistema lleva un control del saldo disponible del contrato.

Gestión de muestras

En el sector y antes de que el cliente decida efectuar la compra de un producto, suele solicitar una muestra o bien cuando se le ofrece un nuevo producto el departamento comercial le envía una muestra. Esta muestra se suele suministrar con el boletín de análisis correspondiente y en el caso de un nuevo producto con la ficha técnica.

Esta solicitud o entrega de muestra se puede introducir en el sistema, de esta manera se puede efectuar un seguimiento e informar de la respuesta del cliente.

Factura electrónica y EDI

El sistema puede emitir la factura electrónica y suministrar por email la factura en formato PDF firmada.

Las facturas se pueden enviar mediante una plataforma de intercambio de información, como por ejemplo EDI, cuando así lo requiere el cliente hecho muy habitual cuando los clientes son grandes cadenas de distribución.

Televenta

El módulo ofrece la posibilidad de efectuar de forma organizada llamadas a los clientes en unos días y horarios concretos para proceder a la reposición de los productos del cliente, es decir obtener un pedido de forma dirigida. El sistema permite por lo tanto definir una agenda de llamadas que se distribuyen de forma automática según a unas reglas a los distintos operadores que tienen que realizar estas llamadas. El usuario cuando tiene un cliente en línea puede saber lo que compra habitualmente, lo que ha dejado de comprar, las promociones, las facturas pendientes, etc. Existe la posibilidad de que el sistema efectúe la llamada automática.

Pedidos

Los pedidos pueden ser introducidos manualmente o pueden provenir de otros sistemas (B2B, B2C, APP de agentes, APP de clientes, EDI, Televenta, etc. El sistema permite tramitar pedidos de venta y también pedidos de depósito y entregas con destino a un almacén de la empresa.

Un pedido puede quedar bloqueado, entre otros motivos, porque la deuda del cliente excede del crédito concedido. El sistema ofrece una suite de herramientas para controlar el riesgo y desbloquear el pedido si se considera oportuno

Reservas de stock

Las reservas de stock de una cantidad concreta de un artículo/lote se pueden efectuar contra un pedido y también contra una oferta o contra un contrato. Esta funcionalidad es relevante para el sector porque de esta manera se puede cumplir con los requerimientos del cliente.

Facturación

El proceso de facturación permite facturar por diferentes criterios y según las condiciones del cliente (factura por dirección de envío, factura por albarán, factura por pedido,…). Los albaranes que intervienen en el proceso tienen que estar confirmados. La posibilidad de que cuando se genere un albarán quede pendiente de confirmar es una opción de configuración.

Comisiones

El sistema facilita un conjunto de utilidades para poder definir el criterio de las comisiones, las genera a partir de las ventas realizadas, permite modificarlas si corresponde y las puede imputar a las ventas como coste de venta.

Rapeles

El apartado de rapeles permite definir todo tipo de descuentos atípicos. El proceso puede provisionar los rapeles, tanto a nivel contable como estadístico. El sistema emite unas facturas de abono partiendo de los rapeles generados. En el sector de la distribución alimentaria el tema de los rapeles es muy relevente.

Reclamaciones de cliente

El apartado de reclamaciones de cliente, permite registrar cualquier reclamación del cliente y tramitarla. En función del tipo de reclamación intervendrán el departamento de Control de Calidad, Logística o Comercial y hasta Compras en caso de tener que efectuar una reclamación al proveedor. El objetivo es dar una respuesta al cliente y tomar las medidas oportunas cuando corresponda.

Cuadros de mando y estadísticas de venta

El cuadro de mando permite conocer la situación de ventas donde intervienen los pedidos pendientes de servir, los albaranes pendientes de facturar y las facturas del mes, con la posibilidad de comparar esta información con el presupuesto de ventas.

Las estadísticas de venda son una herramienta muy potente donde a partir de las facturas y también de los albaranes, se puede obtener información relevante para el departamento comercial y para Dirección. Estas consultas pueden incluir comparativas entre diferentes periodos, con el presupuesto de ventas,… Intervienen los conceptos de clasificación de los artículos y de los clientes. Desde el punto de vista económico intervienen los precios de venta y los diferentes costes (coste del producto, coste del transporte, coste de la comisión,….).

ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

El módulo de Administración y Finanzas permite gestionar distintas empresas y obtener información consolidada a distintos niveles.

Contabilidad General

La Contabilidad General dispone de un plan de cuentas flexible, de un potente gestor de asientos y facilita la obtención de los informes estándar (mayor, diario, balance de sumas y saldos, cuenta de resultados, balance de situación).

Contabilidad Analítica

La Contabilidad Analítica permite descargar de la Contabilidad General distintos análisis laterales de la gestión de la empresa: como pueden ser una cuenta de resultaos por departamento, una cuenta de resultados por delegación, una cuenta de resultados por división de negocio…

Previsiones contables

La Previsión contable, permite generar asientos de provisión de forma automática cuando la previsión no se ha concretado en el mes correspondiente, cancelándose cuando la previsión se concreta o cuando no se concreta de forma definitiva.

Presupuesto contable

El Presupuesto contable se puede introducir a nivel de cuentas o de cuentas y analíticas y obtener informes comparativos entre la realidad y el presupuesto.

Hacienda Pública

El módulo de Hacienda Pública contempla toda la problemática legal en cuanto a declaraciones de IVA en España incluida la normativa SII (Suministro inmediato de información).

Activos fijos

El módulo de Activos Fijos permite definir los distintos activos de la compañía. Facilita distintos criterios de amortización y calcula las amortizaciones

Cuentas a cobrar

En este apartado se permite gestionar la cartera de cobros y utilizar SEPA para los cobros que se tienen que tramitar con la Banca.

Cuentas a pagar

En este apartado se permite gestionar la cartera de pagos y utilizar SEPA para los pagos que se tienen que tramitar con la Banca..

Bancos

En este apartado se manejan conceptos como: conciliación automática de movimientos, cash pooling,, cargos financieros,, …

Tesorería

El módulo de Tesorería facilita la obtención de la situación de tesorería a corto y medio plazo y a su vez permite definir previsiones y que intervenga información de la propia actividad de la empresa.

Soporte auditoria

El módulo de Soporte a auditoria facilita los informes más comunes que solicitan los auditores (plazo medio de pago, situación de cartera a una fecha determinada, balance de terceros,….).

Gestión de recobro

La gestión de recobro es un módulo que facilita el seguimiento de los impagados, mediante envíos de mails con carta adjunta, agenda de llamadas, registro de las respuestas de los clientes…

Gestión del seguro de riesgo

En este apartado se permite introducir de forma manual o mediante la importación de un fichero por parte de la compañía aseguradora los datos de clasificación de los clientes asegurados y la declaración de facturas y situación de la cartera.

Gestión de representaciones fiscales

Permite realizar y gestionar operaciones de compra/venta en regimen de representación fiscal.

Los productos de Cimkey son muy versatiles y se ajustan a los requerimientos técnicos de nuestra empresa.

Lluís Beltran

Chief Technical Officer

Industrial Química Lasem, SAU a Nisshin OilliO Group Company

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para el sector químico y alimentario